仕事が多すぎる！こなせない業務量にキャパオーバー！どうする？

多くの人が抱える悩みの一つに「仕事が多すぎる」というものがあります。

朝から晩まで働いても、やり残したタスクが山積みになってしまうと、ストレスや疲れがたまり、生産性が落ちてしまいます。

そんなとき、どうすればよいのでしょうか？

そこで、この記事では、仕事が多すぎる原因と実践すべき対策等についてご紹介します。

さらに、仕事が多すぎるという状況は、個人だけでなく企業にとっても深刻な問題です。

実際に、ストレスが原因で休職する人や、仕事による健康被害が社会問題化しています。

仕事が多すぎるという問題は、誰にでも起こりうるものです。

ストレスを減らし、より効率的に仕事を進めていきましょう。

仕事が多すぎる原因とは？

仕事が多すぎる原因は複数ありますが、主なものは以下の3つです。

時間管理の問題としては、タスクの優先順位をつけることができず、時間の使い方が効率的ではないことが挙げられます。

また、過剰な仕事量の割り振りについては、企業側の予算やスタッフ不足なども原因として考えられます。

もう少し、詳しく解説していきます。

①時間管理の問題

仕事が多すぎてこなせない原因の一つとして、会社で時間の管理が上手く出来ていないことが挙げられます。

時間管理ができていないと、仕事の優先順位をつけることができず、何から手をつけたらいいのか分からなくなってしまいます。

「この資料明日まで作っておいて」と夕方に言ってくる上司とか、

「すいません、間に合いそうにありません」と締め切り間際に相談してくる部下とか。。。

こういったことが多いとスムーズに業務をこなすことができず、一つの仕事に費やす時間が長くなってしまいます。

結果的に仕事が全然減らない。という事態になってしまいます。

　

②社内の謎ルール

社内の謎ルールが仕事をこなせない原因の一つになっていることもあります。

社内で無意味なルールがあったり、過剰な規制がある場合、業務が複雑化し、時間を余計に費やすことになります。

たとえば、複数の部署が関わるプロジェクトで、各部署のやり方やプロセスが異なる場合には、

それぞれの部署のルールや手順を把握する必要があり、それに時間を費やすことになってしまいます。

その他にも、手続きに必要な書類が複数ある場合、まるでスタンプラリーのようにそれぞれ別々の承認を受ける必要がある場合があったりと、

会社独自の無駄としか思えないようなルールが設けられている場合も少なくないです。

多くの会社において、仕事を始めるための仕事が膨大に立ちはだかっているのも現実なのではないでしょうか？

このように、社内の謎ルールが業務を複雑化させ、仕事量を増やす原因になることがあります。

③過剰な仕事量

さらに、過剰な仕事量も仕事が多すぎる原因になります。

組織内での仕事の割り振りには、業務の専門性や能力、経験値に応じて調整がされるべきですが、実際にはそのような仕事量の調整が十分に行われていないケースが多いです。

そのため、場合によっては一部の社員が過剰な仕事量を抱え、ストレスや過労状態になっていたりします。

ある調査によると、日本の労働者のうち、残業が月60時間以上の人は約12％にものぼり、その多くがストレスや健康問題を抱えているという報告があります。

また、労働省が公表している平成28年度の労働者の労働実態調査でも、労働時間が1週間あたり60時間以上の労働者は、男女ともに3％以上いることが明らかになっています。

過剰な仕事量は、業務をこなせない直接的な原因になるので、適切な仕事の配分が行われるようにすることが必要です。

とはいえ、これらの問題は個人の問題というより、会社側の問題であるため、あなた1人でどうにか出来る問題ではなかったりします。

仕事が多すぎるときに起こる問題とは？ 

仕事が多すぎると、ストレスや仕事のトラブルなど、様々な問題が起きてしまいます。

代表的なものは以下の５つです。

①うつ病や適応障害などの精神疾患

長時間労働や仕事量の多さによって、ストレスや疲労が蓄積されてしまいます。

そのような状態が続くと、ストレスレベルが高まり、うつ病や不安症状などの心理的な問題を引き起こす可能性があります。

厚生労働省によると、長時間労働による過労死や自殺が発生しており、労働時間の短縮が求められています。

その一方で、一日あたりの労働時間が8時間未満の労働者の割合は約6割に過ぎず、残業時間が月60時間以上の労働者の割合は約1割にも上るとのデータも出ているほどです。

　

②身体的な不具合

長時間の労働や緊張感のある状況が続くと、身体的な健康への悪影響を引き起こすことがあります。

睡眠不足や不規則な生活習慣が続くと、肥満や高血圧、心臓病、糖尿病などの生活習慣病の発症リスクも高まってしまいます。

症状が起きてからでは遅い場合もあるので注意が必要です。

③仕事のミスやトラブル

仕事量が多すぎると、作業効率が低下し、ミスやトラブルが発生するリスクが高まる傾向があります

また、モチベーションの低下にも繋がり、働く意欲が無くなってしまうこともあります。

④人間関係の悪化

忙しい人って機嫌が悪い人が多くないですか？

多忙な状況に陥ると、ストレスがたまりやすくなるため、同僚や上司との衝突やコミュニケーションの不足、チームワークの低下などが起こりやすくなります。

場合によっては、人間関係が悪化することもあります。

⑤ワークライフバランスの悪化

仕事が多すぎると、休日出勤が増えたり、疲れを取るためにだけに休日を使う日が増え、結果的にプライベートの時間が減り、家族や友人との時間を取ることができなくなることがあります。

また、自分の趣味や興味のあることを追求する時間がなくなり、ストレスの解消や生きがいを見出すことができなくなることもあります。

仕事が多すぎる時に実践すべき5つの対策

仕事が多すぎる時に実践すべき5つの対策は以下の通りです。

一つずつ見ていきましょう。

❶仕事に優先順位をつける

仕事では優先順位をつけることが大切です。

特に仕事が多すぎる場合、何から手をつけていいかわからなくなり、効率が悪くなります。

そこで、優先順位をつけて、何から手をつければいいかを明確にすることが大事です。

例えば、締切が迫っている仕事や、他の人の仕事の待ち時間があるものから、優先度を上げて仕事に取り掛かる。などです。

また、重要なタスクには時間をかけ、細かい仕事には少ない時間を割くといった配分も行えます。

仕事が多すぎる時には、優先順位をつけることで効率的に仕事を進めることができます。

タスクを優先度の高いものから順に処理しましょう。

　

❷タスクの自動化を検討する

仕事が多すぎる場合、タスクの自動化を検討することは効率的な解決策の一つです。

繰り返し行う作業は、自動化、又は半自動化することで時間を節約できます。

現代では、さまざまなツールやアプリケーションがあり、様々な作業の時間を短縮することができます。

例えば、日々の業務で多くの時間を費やすメールでは、自動返信や自動分類、定型的なメールのテンプレートの使用などがあります。

また、会議のスケジュール調整やドキュメントの共有などもアプリ等を使うことで、自動化することができ、生産性を高めることができます。

最近では、Chat GPTのようなAIも急速に普及しています。

AIに「〇〇について調べて」とか「〇〇の処理を実装するプログラムを書いて」のように指示することで、効率的に業務をこなせる人もいるでしょう。

タスクの自動化は、労力を節約し、より効率的な仕事の進め方を実現するために有効です。

ただし、自動化にはある程度の専門知識や費用が必要となる場合もあるので、実施前に十分な検討が必要です。

　

❸スケジュールを調整する

仕事量が多すぎる場合は、スケジュールを見直し適切に調整することが重要です。

仕事の優先順位や進捗状況を踏まえた上でスケジュールを組む必要があります。

詰め込みすぎは、かえって仕事の効率が下がってしまいます。

適切な時間を割り当てることで余裕をもってタスクをこなすことができます。

タスクの期限が厳しい場合は、スケジュールの調整だけでは解決できない場合もあるため、他の対策も併せて実践することが重要である。

❹周りの人に協力してもらう

仕事が多すぎる時には、周りの人に協力してもらうことも重要です。

業務を分担することが出来れば、自分自身の負担を軽減できるだけでなく、結果的に全体の作業効率も向上する場合が多いです。

周りの人に協力してもらうためには、コミュニケーションが不可欠です。

自分自身がやるべきことや、協力してもらう業務内容を明確にし、互いに役割を理解することが必要です。

コミュニケーションを怠ると、かえって負担が増えてしまったり、作業の重複やミスが発生する可能性があります。

普段からコミュニケーションをしっかりと行うことで、お互いに協力しやすい環境を作っておく必要があります。

とはいえ、

コミュニケーションが苦手な人もいます。

人にお願いしたいと思っても、なかなかそうもいかない場合も少なくないです。

❺「ノー」と言える勇気を持つ

無理な依頼や仕事量の過剰な割り振りには、「ノー」と言う勇気を持ちましょう。

いきなり精神論みたいになりましたが、これが結構大事です。

自分自身で仕事を断ることによって、自分が担当可能な範囲内の仕事量に調整し、ストレスや過労を防ぐことができます。

全ての仕事を断って、嫌なヤツになれと言っている訳ではありません。

なんでもかんでも、聞き入れていたら自分が潰れてしまいます。

例えば、同僚や上司からの無理な要望に対して、

と、断ることが必要な場合があります。

自分のスキルや時間管理の課題を把握し、実現可能な範囲内の仕事量を自分自身で決めることが大切です。

とはいえ、、、

自分自身で「ノー」と言える勇気を持つことは、簡単なことではありません。

また、ここでもコミュニケーションの問題が出てきます。

そういった人は断りきれずに、キャパオーバーした過剰な仕事量を引き受けてしまう傾向があります。

仕事が多すぎてツライと感じたら、転職を考えるのも必要

いろいろとお話ししてきましたが、実際には自分の頑張りだけではどうにも出来ないことも多いです。

同僚や上司が職場環境や業務の改善に前向きであれば良いですが、多くの場合、見て見ぬふりか、忙しさが落ち着いたら何事もなかったかのように過ごし始めることも少なくないです。

そういった場合、同じ状況を繰り返すのがオチです。

もし、

といった場合、今の仕事を辞めることも考えて転職活動を始めることをおすすめします。

一般的に、仕事が多い場合は残業等により給与も高くなる傾向にあります。

ですが、給与が高くても、過剰なストレスが蓄積された場合、うつ病や不安障害などの精神疾患にかかるリスクが高くなることを忘れてはいけません。

心身ともに健康を損なうリスクがあるなら、転職も検討しましょう。 

精神や身体を壊してまで働く必要はありません。

自分自身の健康状態を守ることの方が大切です。

退職や転職をすることは、一見マイナスに映るかもしれませんが、適切に対処することで、自分のキャリアにプラスになることもあります。

以上の理由から、仕事が多すぎてツライと感じたら、転職を考えるのも必要です。

　

今日のA面：心身に影響が出る前に対策が必要

自分のメンタルを守ること、労働効率を高めること、そして将来のキャリアを考えると、自分に適した方法で仕事を減らすことが重要です。

具体的には、仕事の見直しなどがありますが、場合によっては転職を考えてみるのも必要かもしれません。

何より、一度きりの人生の時間を無駄にしてしまっては元も子もありません。

自分に合った方法を見つけ、健康的で充実した人生を送りましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。